zdjęcie: freepik.com
Takiego zdania są doświadczeni urzędnicy, którzy kilka lat temu zaczęli korzystać z tego niezwykle wygodnego elektronicznego narzędzia pracy i wielce je sobie chwalą.
– To ogromna oszczędność czasu, papieru, tonerów, obniżenie kosztów wysyłki korespondencji, zwiększenie wydajności pracowników, perfekcyjny porządek w dokumentach, gwarancja, że nic nie zginie, nie przepadnie, każda sprawa trafi do wszystkich właściwych adresatów praktycznie w momencie jej wysłania, że o niczym nie zapomnimy – mówi Ewa Okoń, specjalistka ds. podmiotów leczniczych w Biurze Kanclerza UO, która z wykorzystaniem systemu EZD pracowała kilka lat w jednym z dużych urzędów Opolszczyzny.
Co to jest EZD
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, czyli dokumentów w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dający się zapisać, a następnie odczytać. Posiada cechy dokumentu, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz cechy pliku. Może być więc dowodem w procedurach prawnych. EZD umożliwia również prowadzenie tzw. spisu spraw czy inaczej dziennika korespondencyjnego dla spraw, które ze względu na swoją właściwość zostały zastrzeżone do prowadzenia w formie tradycyjnej – czyli papierowej.
W systemie EZD możliwe jest:
- prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
- prowadzenie spraw, które otrzymały „zgodę” na prowadzenie ich w sposób elektroniczny;
- gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;
- prowadzenie możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji;
- udostępnianie dokumentów, spraw innym zainteresowanym osobom;
- wykonywanie dekretacji;
- wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
- tworzenie tzw. wkładów własnych do spraw prowadzonych przez inne komórki;
- tworzenie tzw. etykiet, w których gromadzone są najważniejsze dokumenty, pisma (dzięki czemu będą widoczne i dostępne pomimo zakończenia sprawy);
- tworzenie pism elektronicznych tzw. e-pism i wysyłanie ich za pośrednictwem e-PUAP;
- tworzenie jednolitych, estetycznych etykiet na koperty (dzięki bazie adresów zgodnej z bazą słownika TERYT);
- wysyłanie dokumentów pocztą tradycyjną oraz za pośrednictwem e-mail (oraz e-PUAP), w tym również wysyłanie korespondencji seryjnej do wielu adresatów.
Tyle definicji.
EZD to tylko aplikacja
W praktyce okazuje się, że EZD to w zasadzie nic innego niż dodatkowa aplikacja, którą pewnego dnia po przyjściu do pracy zastaniemy zainstalowaną przez informatyka na swoim służbowym komputerze.
– Powiem tak: jeśli umiemy swobodnie posługiwać się podstawowymi programami w naszych laptopach, takimi jak system operacyjny Windows, program tekstowy Word czy arkusz kalkulacyjny Excel, lub korzystamy bez trudu z mediów społecznościowych, choćby z Facebooka, to opanujemy EZD bez większych problemów – zapewnia Ewa Okoń. – Albo wyobraźmy sobie, że wypełniamy w Internecie jakiś kwestionariusz (np. kupując coś, odpowiadając na ankietę itp.), wpisując w konkretne pola konkretne dane. Kwestionariusz w zasadzie sam nas prowadzi aż do pola „Zapisz”, które zamyka operację. Jeśli coś zrobimy źle, kwestionariusza nie da się zapisać, musimy więc poprawić popełniony błąd. W EZD jest bardzo podobnie.
EZD zorganizuje ci robotę
Ona sama jest fanką tego systemu.
– Proszę sobie wyobrazić taką sytuację: przychodzimy rano do pracy, odpalamy laptopa, rozwijamy zakładkę EZD i od razu widzimy: przybyło nam pięć nowych spraw – widzimy je w polu: „Nowe”, trzy są właśnie załatwiane – to widzimy w polu: „W realizacji”, osiem już jest załatwionych – mamy to w polu „Zakończone”. Nie musimy się przedzierać przez papierową pocztę, wykonywać telefonów, by sprawdzić status danej sprawy Wszystko mamy na monitorze, dostępne poprzez jedno kliknięcie. EZD umożliwia śledzenie statusu załatwienia sprawy, dzięki wglądowi w to, co dzieje się z nią po przekazaniu jej np. do akceptacji do przełożonego, gdyż system udostępnia takie informacje, jak: do kogo przekazano sprawę (np. do kierownika), co osoba, do której przekazano sprawę zrobiła z tą sprawą (np. otworzyła dokument, naniosła poprawki, zaakceptowała dokument, przekazała dalej do podpisu lub na zwróciła do poprawy itd.). Podobnie przełożeni po przekazaniu sprawy pracownikowi, dzięki EZD będą mogli zobaczyć, czy pracownik już nad nią pracuje (wystarczy wejść w zakładkę „Przekazane” i wybrać właściwe pismo, a dalej EZD „pokaże”, co się z nim dzieje), czy też nawet jeszcze nie wie, że otrzymał sprawę do załatwienia.
EZD to nie terapia szokowa
Zapewne w pierwszym etapie wdrażania EZD część spraw będzie prowadzona w wersji papierowej, część w wersji i papierowej, i elektronicznej, część – tylko w wersji elektronicznej. Będzie więc czas, by przyzwyczaić się do nowego sposobu zarządzania dokumentacją, a przede wszystkim odbędą się szkolenia, przybliżające możliwości nowej aplikacji i sposób jej obsługi.
– W urzędzie, w którym pracowałam z wykorzystaniem EZD przez kilka miesięcy do dyspozycji pracowników danego wydziału były osoby, fizycznie pracujące również w urzędzie, które na telefoniczne wezwanie przychodziły do konkretnego pracownika i pomagały osobie, która miała trudności, utknęła przy jakiejś czynności – mówi Ewa Okoń. – Poza tym istniał tzw. HelpDesc, gdzie można było zgłaszać problemy z EZD oraz inne problemy związane z systemami informatycznymi lub sprzętem. W początkowej fazie wprowadzania EZD wiele spraw prowadziliśmy w wersji papierowej, natomiast absolutnie wszystkie sprawy wypływające do urzędu, kompletny ich spis pojawiał się już w nowej aplikacji. Dokumenty do systemu wprowadzały sekretariaty, kancelaria główna, a do każdego dokumentu zakładana była metryczka z podstawowymi danymi (kto nadał pismo, znak pisma, data pisma, liczba załączników itd.)
Potem poszczególni pracownicy tworzyli spisy spraw (poprzez założenie sprawy we właściwym katalogu) i prowadzili sprawy w sposób właściwy dla danej klasy, zgodnie z tzw. Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA) przyjętym w urzędzie.
Z czasem opustoszały szafy w biurach, zaczęły bowiem znikać papierowe dokumenty – trafiały w jedno miejsce: do tzw. składu chronologicznego, z właściwym numerem; tam można go było w każdej chwili odszukać i wypożyczyć. W biurach natomiast dany dokument istniał jako plik elektroniczny w systemie EZD. Bardzo znacząco zmniejszyło się zużycie papieru i tonerów.
EZD prawdę ci powie
EZD ma jeszcze jedną ważną zaletę: w historii dokumentu, który udostępniliśmy konkretnym osobom można zobaczyć każdą wykonaną na nim operację. Gdy wejdziemy w zakładkę „Historia” widać od razu, ile razy dokument był otwierany, przez kogo, o której godzinie, kto i jakie poprawki naniósł. Widać też, u kogo dany dokument utknął, chociaż miał status pilnego…
Poza tym w przypadku dokumentu, który powinien trafić do np. kilkunastu odbiorców jest gwarancja, że każdy zainteresowany otrzyma go natychmiast i w tej samej chwili. – Bez drukowania, pakowania w koperty, naklejania znaczków, zanoszenia do biura podawczego czy na pocztę – wylicza Ewa Okoń. Pisma opracowane w systemie EZD można udostępniać, wysyłać e-mailem, ale też poprzez e-PUAP do instytucji czy osób, które z tej możliwości korzystają.
W tak zwanej koszulce sprawy prowadzonej w EZD może się znaleźć dowolna liczba załączników, pism, notatek i innych danych niezbędnych do załatwienia sprawy.
Zechcesz więcej EZD
– Gdy zaczynaliśmy pracę z EZD liczba funkcji, z jakich mogliśmy korzystać była niewielka – chodziło o to, by oswoić się z systemem. Z czasem jednak prosiliśmy o coraz więcej możliwości, bo zwyczajnie chcieliśmy uprościć sobie pracę – mówi Ewa Okoń. – Było tak jak ze wszystkim: jeśli coś można robić prościej, szybciej i z mniejszym nakładem sił, to dlaczego z tego nie korzystać?
Jak podkreśla pewnym utrudnieniem może być okres przejściowy, kiedy poszczególni pracownicy będą mieli do prowadzenia część spraw w wersji elektronicznej (EZD) a część w papierowej, mogą bowiem mylić, które sprawy mają być prowadzone tradycyjnie, a które w wersji elektronicznej z wykorzystaniem wyłącznie EZD.
Tak właśnie było w poprzednim miejscu pracy Ewy Okoń, z czasem jednak taka rozbieżność przestała stanowić dla pracowników jakikolwiek problem, tym bardziej, że z każdym rokiem przybywało spraw, które urzędnicy prowadzili w wersji elektronicznej odchodząc od wersji tradycyjnej.
Pani Ewa przekonuje, że jeśli od początku zadbamy o prawidłowe, dokładne opisywanie dokumentów w EZD, to w krótkim czasie zorientujemy się, że bez tego systemu nie bardzo wyobrażamy sobie naszą pracę. Ten system naprawdę zdecydowanie ją ułatwia, pozwala doskonale zorganizować. To podstawowe narzędzie wydajnej pracy.
Tak więc dla osoby, która sprawnie radzi sobie z tradycyjną pracą urzędnika, a jednocześnie bez trudu korzysta z aplikacji w telefonie EZD nie powinien być czymś trudnym. Tym bardziej, że wszyscy pracownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni, poza tym do dyspozycji będzie tzw. HelpDesc, a więc w każdej chwili dostępne będą osoby kompetentne, gotowe pomóc w obsłudze aplikacji.
Tekst: Beata Łabutin, Biuro Marketingu i Public Relations UO